Tỉnh thành mới sẽ cập nhật vào hệ thống như thế nào?

Việc sáp nhập tỉnh thành mới, điều chỉnh địa giới hành chính các tỉnh, huyện và xã tại Việt Nam đang được triển khai mạnh mẽ theo chủ trương của Chính phủ nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Từ các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), hệ thống ERP, các website bán hàng, cổng thông tin điện tử, ứng dụng logistics… hầu như tất cả đều có cấu trúc dữ liệu liên quan đến địa danh hành chính. Vì thế, nếu không được cập nhật kịp thời, hệ thống có thể gặp lỗi, gây gián đoạn vận hành và ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.

1. Tình hình thay đổi đơn vị hành chính

Ngày 12.6.2025 theo Nghị quyết của Quốc hội, nhiều tỉnh, thành phố đã tiến hành sáp nhập, điều chỉnh hoặc đổi tên các đơn vị hành chính cấp xã và cấp huyện. Ví dụ:

Một số tỉnh/thành được hợp nhất để tinh gọn bộ máy quản lý.
Nhiều phường/xã được sát nhập do dân số thấp hoặc trùng chức năng hành chính.
Một số địa phương được đổi tên, gộp mã hành chính mới.

Những thay đổi này sẽ chính thức có hiệu lực và cần được áp dụng đồng bộ trong các hệ thống phần mềm đang hoạt động trên toàn quốc.

2. Tác động của tỉnh thành mới đến hệ thống phần mềm và website

Hầu hết các phần mềm hiện nay đều sử dụng danh sách tỉnh/thành, quận/huyện, xã/phường làm dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra cho nhiều chức năng. Khi địa danh hành chính thay đổi, các vấn đề thường gặp bao gồm:

Lỗi hiển thị địa phương: người dùng không thể tìm thấy địa phương mới khi nhập địa chỉ.
Dữ liệu không đồng nhất: báo cáo hoặc thống kê bị sai lệch do trùng hoặc thiếu địa danh.
Vận chuyển/logistics bị sai: sai địa chỉ nhận hàng hoặc không đúng tuyến giao vận.
Không đồng bộ dữ liệu: giữa hệ thống phần mềm nội bộ và các dịch vụ tích hợp (ví dụ: cổng thanh toán, khai báo thuế, giao hàng…).

Đặc biệt, với các hệ thống có lưu trữ dữ liệu lịch sử theo địa danh cũ, việc chuyển đổi cần đảm bảo không làm mất mát dữ liệu và đồng bộ giữa tên cũ – tên mới.

3. Làm thế nào để cập nhật tỉnh thành mới vào hệ thống?

Maytech khuyến nghị các đơn vị sớm lên kế hoạch kiểm tra và cập nhật lại dữ liệu hành chính theo chuẩn mới. Quá trình này cần được thực hiện cẩn trọng theo từng bước:

Bước 1: Rà soát và đánh giá

Liệt kê toàn bộ các module hoặc chức năng có sử dụng danh sách địa phương.
Kiểm tra xem hệ thống đang dùng mã hóa hành chính (VD: mã tỉnh, mã huyện) hay chỉ tên thuần túy.

Bước 2: So sánh và đối chiếu

So sánh dữ liệu địa phương hiện tại trong hệ thống với bảng danh sách cập nhật của chính phủ.
Đối chiếu địa danh cũ và mới để thiết lập bảng mapping chuyển đổi dữ liệu.

Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn một bảng Excel để hỗ trợ việc chuyển đổi này, bao gồm:

Mã tỉnh/huyện/xã cũ và mới.

Tên đầy đủ sau sáp nhập.

Gợi ý chuyển đổi dữ liệu từ cũ sang mới.

👉 Tải về bảng Excel cập nhật tỉnh thành tại đây: Donvihanhchinh

Bước 3: Cập nhật hệ thống phần mềm

Điều chỉnh danh sách dropdown, form nhập liệu.
Áp dụng bảng mapping để cập nhật dữ liệu cũ sang dữ liệu mới trong database.
Kiểm tra và sửa các tính năng liên quan: tìm kiếm, lọc theo địa phương, thống kê theo khu vực…

Bước 4: Kiểm thử và triển khai

Kiểm thử toàn bộ hệ thống trên môi trường thử nghiệm.
Triển khai lên hệ thống chính thức và giám sát trong 1–2 tuần đầu.

4. Maytech – Giải pháp hiệu chỉnh phần mềm theo địa danh hành chính mới

Để hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức thực hiện việc cập nhật một cách an toàn, chính xác và nhanh chóng, Maytech cung cấp dịch vụ hiệu chỉnh phần mềm theo tỉnh thành mới.

Gói dịch vụ bao gồm:

Tư vấn và phân tích hệ thống: rà soát các điểm ảnh hưởng, xác định mức độ can thiệp cần thiết.
Cập nhật danh sách địa phương chuẩn hóa: tích hợp bảng mã hành chính mới vào hệ thống.
Chuyển đổi dữ liệu có sẵn: đảm bảo dữ liệu cũ được ánh xạ đúng sang đơn vị hành chính mới.
Kiểm thử và đào tạo lại người dùng: để đảm bảo vận hành không bị gián đoạn sau cập nhật.
Hỗ trợ bảo trì – nâng cấp trong tương lai khi có thêm thay đổi từ chính phủ.

Phù hợp với:

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nội bộ, CRM, ERP.
Website có form nhập liệu địa chỉ, thanh toán, giao hàng.
Ứng dụng công hoặc hệ thống liên kết với cơ quan nhà nước.

5. Liên hệ Maytech để được tư vấn miễn phí

Việc cập nhật danh sách tỉnh thành là cấp thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng, chính xác và tuân thủ quy định mới. Nếu bạn không chắc hệ thống của mình đã sẵn sàng, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ: