Hệ thống quản lý tài liệu – DMS mã nguồn mở là một hệ thống phần mềm cho phép các tổ chức lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử và hình ảnh của thông tin trên giấy. Mục đích chính của DMS là cung cấp một vị trí trung tâm để quản lý tất cả các tài liệu vật lý và kỹ thuật số, đồng thời tự động hóa các quy trình lấy tài liệu làm trung tâm để tăng hiệu quả, năng suất và bảo mật.
DMS đảm bảo rằng tài liệu được cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm với mức độ truy cập phù hợp. Nó cũng cho phép các tổ chức tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực. Quá trình kiểm tra và kiểm soát phiên bản giúp theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu và người thực hiện chúng.
Tóm lại, DMS là một công cụ thiết yếu cho bất kỳ tổ chức nào xử lý khối lượng lớn tài liệu và muốn hợp lý hóa các quy trình liên quan đến tài liệu và cải thiện năng suất.
Ngoài ra, nó có thể mở rộng tính khả thi của việc truy cập tài liệu từ xa, cho phép nhân viên được ủy quyền truy cập DMS một cách an toàn từ nhiều địa điểm khác nhau, do đó góp phần cải thiện tính khả dụng của tài liệu. Do các hệ thống DMS thường xử lý thông tin nhạy cảm hoặc bí mật, VPN miễn phí có thể là giải pháp thiết thực và tiết kiệm chi phí để tăng cường cả tính bảo mật và khả năng truy cập của các tài liệu quan trọng, cuối cùng là tăng hiệu quả và năng suất chung của tổ chức.
Lợi ích của việc sử dụng DMS riêng cho doanh nghiệp
Sử dụng DMS riêng cho doanh nghiệp có một số lợi ích, bao gồm:
- Hiệu quả: DMS hợp lý hóa các quy trình liên quan đến tài liệu, tự động hóa quy trình làm việc và cung cấp một vị trí tập trung cho tất cả tài liệu. Điều này có thể giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để quản lý tài liệu, dẫn đến tăng hiệu quả và năng suất.
- Tiết kiệm chi phí: DMS có thể giúp giảm chi phí bằng cách loại bỏ nhu cầu thực hiện các quy trình trên giấy, giảm yêu cầu lưu trữ và giảm thiểu rủi ro tài liệu bị mất hoặc thất lạc.
- Cải thiện bảo mật: DMS có thể giúp cải thiện bảo mật bằng cách cung cấp các biện pháp kiểm soát quyền truy cập của người dùng, quy trình kiểm tra và kiểm soát phiên bản. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm và những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu đều được theo dõi.
- Cộng tác: DMS cho phép cộng tác theo thời gian thực trên các tài liệu, cho phép nhiều người dùng xem và chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc. Điều này có thể giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác trong doanh nghiệp.
Nhìn chung, sử dụng DMS của riêng có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả, giảm chi phí, cải thiện bảo mật và tăng cường hợp tác.
Tại sao Doanh nghiệp cần DMS?
Các doanh nghiệp yêu cầu DMS để quản lý khối lượng lớn tài liệu và hợp lý hóa các quy trình liên quan đến tài liệu của họ. Nếu không có DMS, việc quản lý các tài liệu này có thể là một nhiệm vụ khó khăn, dẫn đến tài liệu bị mất hoặc thất lạc, dư thừa và lãng phí thời gian cũng như nguồn lực. DMS cung cấp một vị trí tập trung cho tất cả tài liệu, tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu và giúp đảm bảo rằng đúng người có quyền truy cập vào đúng tài liệu vào đúng thời điểm. Điều này có thể cải thiện năng suất, giảm chi phí và tăng tính bảo mật.
Ưu điểm của việc sử dụng DMS mã nguồn mở cho doanh nghiệp
Sử dụng DMS nguồn mở cho doanh nghiệp có một số lợi thế, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Các giải pháp DMS nguồn mở thường miễn phí hoặc rẻ hơn đáng kể so với các giải pháp DMS độc quyền, giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Các giải pháp DMS nguồn mở có khả năng tùy biến cao, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống để đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của mình.
- Hỗ trợ cộng đồng: Các giải pháp DMS nguồn mở được hỗ trợ bởi cộng đồng lớn các nhà phát triển và người dùng, cung cấp quyền truy cập vào vô số tài nguyên và chuyên môn.
- Tính minh bạch: Các giải pháp DMS nguồn mở rất minh bạch, nghĩa là doanh nghiệp có thể kiểm tra mã nguồn để đảm bảo rằng phần mềm được an toàn và đáp ứng các yêu cầu của nó.
- Không có nhà cung cấp khóa: Các giải pháp DMS nguồn mở không có nhà cung cấp khóa, nghĩa là doanh nghiệp không bị ràng buộc với một nhà cung cấp cụ thể và có thể chuyển sang giải pháp khác nếu cần.
Nhìn chung, việc sử dụng DMS mã nguồn mở có thể mang lại cho doanh nghiệp sự tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt, hỗ trợ cộng đồng, tính minh bạch và không bị ràng buộc bởi nhà cung cấp.
1. Papermerge – Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mã nguồn mở mạnh mẽ
Papermerge là một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mã nguồn mở mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt để lưu trữ và truy xuất các tài liệu kỹ thuật số. Nói lời tạm biệt với bàn làm việc, văn phòng hoặc ngăn kéo bừa bộn chứa đầy hàng đống tài liệu giấy bằng cách quét chúng và tải chúng trực tiếp lên Papermerge DMS, công cụ sẽ OCR và lập chỉ mục chúng một cách hiệu quả, cung cấp khả năng tìm kiếm toàn văn bản và đảm bảo rằng bạn luôn có thể tìm thấy tài liệu bạn cần.
Papermerge là giải pháp hoàn hảo để lưu trữ lâu dài các tài liệu lưu trữ kỹ thuật số. Đây là một phần mềm dựa trên web được phát triển tích cực, không yêu cầu tệp thực thi (tức là không có tệp .exe). Thay vào đó, nó phải được lưu trữ trên máy chủ web và được truy cập thông qua trình duyệt web. Hãy tin tưởng vào sức mạnh của Papermerge để quản lý tất cả tài liệu của bạn một cách dễ dàng và tự tin.
2. Docspell – Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mã nguồn mở lý tưởng
Docspell là công cụ sắp xếp tài liệu cá nhân mạnh mẽ có thể thay đổi cách bạn quản lý tệp của mình. Với các tính năng và khả năng nâng cao, nó không chỉ là một “Hệ thống quản lý tài liệu” (DMS). Để chuyển giấy tờ của bạn thành tệp kỹ thuật số, bạn chỉ cần sử dụng máy quét và để Docspell lo phần còn lại. Nó có thể sắp xếp các tập tin từ máy quét, email và các nguồn khác một cách hiệu quả, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng để sử dụng tại nhà, gia đình, hộ gia đình và các nhóm/công ty nhỏ hơn.
3. OpenKM – Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mã nguồn mở thân thiện
OpenKM Community Edition là một hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở (DMS) miễn phí. Nó OpenKM cho phép các doanh nghiệp quản lý việc sản xuất, lưu trữ và phân phối tài liệu điện tử. Nó cho phép đạt được hiệu quả cao hơn, tái sử dụng thông tin và kiểm soát luồng tài liệu. OpenKM tích hợp các chức năng quan trọng như quản lý tài liệu, cộng tác và tìm kiếm nâng cao vào một giải pháp duy nhất, thân thiện với người dùng.
Hệ thống cung cấp các công cụ quản trị để xác định vai trò người dùng, kiểm soát truy cập, hạn ngạch người dùng, mức độ bảo mật tài liệu, nhật ký hoạt động chi tiết và cài đặt tự động hóa.
4. Teedy
Teedy DMS là một hệ thống quản lý tài liệu tự lưu trữ, mã nguồn mở cho phép bạn lưu trữ và quản lý tất cả tài liệu của mình một cách an toàn. Với Teedy DMS, bạn có thể sắp xếp tài liệu của mình, tạo thẻ để dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ tài liệu với nhóm của mình. Nó cũng có một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng.
5. Mayan EDMS
Maya EDMS là một hệ thống quản lý tài liệu thân thiện với người dùng và hiệu quả cao, được thiết kế để cung cấp giải pháp toàn diện để lưu trữ, phân loại và sắp xếp các tệp của bạn. Ngoài khả năng lưu trữ mạnh mẽ, hệ thống này còn cung cấp một loạt các tính năng nâng cao khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Ví dụ: hệ thống được trang bị OCR, cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi tài liệu được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp phải xử lý khối lượng giấy tờ lớn vì nó có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp tính năng xem trước cho phép bạn xem tài liệu của mình trước khi mở chúng. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn cần nhanh chóng xác định vị trí một tài liệu cụ thể, vì nó cho phép bạn duyệt nhanh qua các tệp của mình mà không cần phải mở từng tệp riêng lẻ.
Một tính năng quan trọng khác của EDMS Maya là khả năng ghi nhãn của nó. Điều này cho phép bạn dễ dàng phân loại và sắp xếp tài liệu dựa trên nội dung của chúng, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp bạn cần khi cần.
6. OpenDocMan
OpenDocMan là một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên web (DMS) có độ tin cậy cao và thân thiện với người dùng, được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình PHP. Nó được thiết kế đặc biệt để tuân thủ các tiêu chuẩn khắt khe do ISO 17025 và OIE đặt ra để quản lý tài liệu hiệu quả. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng khiến nó trở thành sự lựa chọn lý tưởng cho các cá nhân và tổ chức thuộc mọi quy mô.
Một trong những tính năng chính của OpenDocMan là khả năng cung cấp khả năng kiểm soát quyền truy cập vào tệp một cách chi tiết. Điều này có nghĩa là người dùng chỉ có thể được cấp quyền truy cập những tệp mà họ cần để thực hiện công việc của mình, điều này giúp đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin nhạy cảm. Ngoài ra, OpenDocMan còn cung cấp cài đặt và nâng cấp tự động, giúp cài đặt và bảo trì cực kỳ dễ dàng.
7. Lodestone
Lodestone là một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số cung cấp nhiều tính năng để giúp các cá nhân và tổ chức quản lý tài liệu của họ một cách hiệu quả và năng suất. Với các tính năng như tìm kiếm tài liệu toàn văn bản, gắn thẻ phong phú và xử lý tài liệu tự động, Lodestone được thiết kế để giúp việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng và hợp lý nhất có thể.
Một trong những lợi ích chính của Lodestone là tính linh hoạt của nó. Tài liệu có thể được gắn thẻ và sắp xếp theo cách phù hợp với từng cá nhân hoặc tổ chức, cho phép quản lý tài liệu theo cách cá nhân hóa cao. Ngoài ra, Lodestone không phá hủy, nghĩa là tài liệu được xử lý mà không làm thay đổi tệp gốc.
Lodestone cũng có khả năng truy cập cao, với quyền truy cập dựa trên web cho phép người dùng truy cập tài liệu của họ từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào. Hệ thống cũng có thể được đồng bộ hóa với nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây, giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu khi đang di chuyển.
Lodestone có thể dễ dàng cài đặt nhanh chóng bằng Docker và Docker Compose.
8. SeedDMS
SeedDMS là một hệ thống quản lý tài liệu – DMS mã nguồn mở tuyệt vời được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó có giao diện dựa trên web thân thiện với người dùng, không chỉ dễ điều hướng mà còn có tính trực quan cao. Một trong những điểm mạnh lớn nhất của nó là nó đã được phát triển tích cực trong hơn 10 năm, điều đó có nghĩa là nó đã trải qua nhiều bản cập nhật, cải tiến và sửa lỗi.
SeedDMS được xây dựng trên PHP, một ngôn ngữ kịch bản phía máy chủ phổ biến được sử dụng để tạo các trang web và ứng dụng động. Nó có thể chạy trên Linux, MacOS và Windows bằng MySQL hoặc sqlite3, điều này giúp nó có khả năng thích ứng cao với các nền tảng và môi trường khác nhau.
Một trong những lợi ích chính của SeedDMS là nó được phát triển phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nó không chỉ mạnh mẽ và linh hoạt mà còn có khả năng tùy biến cao. Nó được trang bị nhiều tính năng giúp nó trở thành một nền tảng hoàn thiện, mạnh mẽ và sẵn sàng cho doanh nghiệp để chia sẻ và lưu trữ tài liệu.
Một trong những điều ấn tượng nhất về SeedDMS là nó đã nhận được rất nhiều phản hồi từ người dùng trong nhiều năm qua. Phản hồi này đã được sử dụng để làm cho nền tảng trở nên tốt hơn nữa và bổ sung các tính năng mới rất phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu đáng tin cậy, linh hoạt và dễ sử dụng có thể giúp bạn đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới thì SeedDMS chắc chắn đáng để thử.
9. FormKiQ
FormKiQ Core là nền tảng quản lý tài liệu – DMS mã nguồn mở linh hoạt, có thể được sử dụng làm phần mềm không có giao diện người dùng hoặc chạy bằng giao diện máy khách dựa trên web của chúng tôi. FormKiQ chạy trên Đám mây Amazon Web Services (AWS) của bạn và có thể được sử dụng cho quy trình xử lý tài liệu, quản lý bản ghi cũng như các nhu cầu xử lý và lưu trữ tài liệu khác bằng API Tài liệu có thể mở rộng.
10. Adlibre DMS
Adlibre DMS là hệ thống quản lý tài liệu (DMS/EDMS) mã nguồn mở dựa trên web để quản lý phương tiện và tài liệu. Nó tạo ra một kho lưu trữ kỹ thuật số cho các tài liệu của bạn và có thể được truy cập từ mọi nơi, thay thế các hệ thống giấy tờ bản cứng.
Triết lý cốt lõi của Adlibre DMS là làm cho tài liệu của bạn được bảo mật nhưng vẫn có thể truy cập được từ bất cứ nơi nào chúng được yêu cầu. Với Adlibre DMS, bạn có thể cung cấp tài liệu của mình ở mọi nơi trong doanh nghiệp cũng như trên tất cả các ứng dụng và hệ thống của bạn. Đây là hệ thống hoàn hảo để lưu trữ và xử lý các quy trình tài liệu theo định hướng giao dịch.
Kiến trúc linh hoạt của nó khiến nó trở nên lý tưởng cho người dùng chính phủ và doanh nghiệp cũng như các doanh nghiệp nhỏ hơn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý tài liệu để xây dựng. Adlibre DMS cũng là Nguồn mở được hỗ trợ thương mại 100%.
Bài viết được tham khảo tại trang web https://medevel.com/15-dms/
Hãy liên hệ Maytech khi cần hỗ trợ về phần mềm nhé, chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn!
