Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình chuyển đổi cả doanh nghiệp hay một bộ phận của doanh nghiệp vận hành hoàn toàn dựa trên sức mạnh của công nghệ số. Nó thay đổi về cách thức và chiến lược hoạt động doanh nghiệp chứ không phải là thay đổi hình thức như việc chuyển chấm công bằng thẻ bấm lỗ bằng chấm công bằng máy vân tay.
Ngành thuế Việt Nam vừa tiến hành chuyển đổi số thành công, chuyển 100% hóa đơn xuất ra dưới dạng số. Các quy trình nộp hóa đơn, in, trình báo đã bị cắt bỏ hoàn toàn. Chi cục thuế vắng vẻ và yên tĩnh, nhân viên ngồi máy tính xử lý công việc. Hiệu quả, chính xác, hiện đại.
Lợi ích của chuyển đổi số
- Cung cấp dữ liệu nhanh chóng hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết đinh.
- Dự báo chính xác.
- Lợi thế canh tranh tăng vượt bực.
- Khả năng mở rộng quy mô không giới hạn.
- Tăng năng xuất lao động.
- Đem lại trải nghiệm mới cho khách hàng.
- Mở ra cơ hội kinh doanh mới, tăng doanh thu.
- Là vũ khí phòng thủ, tấn công mới trong thương trường.
- Tăng tốc độ trong việc đưa sản phẩm, dịch vụ mới ra thị trường;
Tham khảo thêm bài Chuyển đối số không phải để tiết kiệm tiền.
Các giai đoạn chuyển đổi số
- Số hóa dữ liệu: digitization
- Số hóa dữ liệu vật lý đang có sang dạng số, ví dụ scan tài liệu thành hình ảnh, file pdf.
- Chuyển lưu trữ, thu thập dữ liệu, quản lý sang dạng số.
Ví dụ:
- Chuyển việc chấm công thông qua máy chấm công vân tay thay vì thẻ chấm công.
- Đặt hàng qua điện thoại hay mua hàng trực tiếp tại cửa hàng được chuyển qua việc đặt hàng trên web hay app.
- Họp trực tiếp giữa các văn phòng tốn kém vé máy bay và thời gian đi lại được chuyển qua họp trực tuyến, các ý kiến, tài liệu, thông báo, quyết định sẽ được lưu lại làm tham khảo cho kỳ họp tiếp.
- Ứng dụng hiệu quả công nghệ số – Digitalization
Thay đổi quy trình để ứng dụng và khai thác dữ liệu đã được số hóa ở giai đoạn trước. Nó giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn nhưng không làm thay đổi hay chuyển biến chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ví dụ quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý doanh nghiệp từ thủ công, giấy tờ, excel lên hệ thống phần mềm ERP. Nó giúp cho việc truy xuất dữ liệu nhanh chóng trong việc quản lý, báo cáo. Nhờ có dữ liệu lớn (big data) tích lũy sẽ giúp việc dự báo và hỗ trợ ra quyết định chính xác. Hệ thống phần mềm lưu trữ và khai thác dữ liệu lớn mở ra cơ hội tiếp cận khách hàng, bán hàng và chăm sóc khách hàng hiện đại, tự động, thông minh và chính xác. Ứng dụng công nghệ thông tin thành công giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô không giới hạn, nhanh chóng, chích xác và hiệu quả.
- Khai thác dữ liệu trong việc dự báo: dự báo theo mùa, dự báo trong việc mua hàng hóa cho sản suất
- Khai thác dữ liệu trong báo cáo.
- Khai thác dữ liệu trong cảnh báo các nguy cơ như hết hàng, khách hàng quen không đặt hàng, số lượng tồn kho tăng ….
- Chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các phòng ban, giữa các chi nhánh chíh xác và tiết kiệm thời gian, chi phí.
- Quản lý công việc, trao đổi thông tin nhanh chóng, hiệu quả thông qua các ứng dụng chat nội bộ.
- Sử dụng bộ công cụ hợp nhất ERP:
- Sản suất.
- Bán hàng.
- Nhân sự.
- Lương bổng.
- Phân phối.
- Chăm sóc khách hàng.
- Chuyển đối số Digital Transformation
Là quá trình thay đổi về chiến lược hoạt động doanh nghiệp dựa trên nền tảng số, nó đòi hỏi sự quyết tâm, dũng cảm cao của lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên việc chuyển đổi số không nhất thiết áp dụng cho toàn doanh nghiệp mà có thể áp dụng cho một mảng nghiệp vụ độc lập.
Ví dụ:
- Chuyển đổi bán hàng truyền thống sang bán hàng online. Không đơn giản là dựng web bán hàng là xong. Nó đòi hỏi cả một bộ máy vận hành hỗ trợ từ kho hàng, giao nhận, thu chi, sản xuất, quảng cáo, chăm sóc khách hàng, hậu mãi…. Nhiều doanh nghiệp thay đổi chiến lược từ offline qua online đã có thành công mạnh mẽ, thay đổi bộ mặt công ty và thay đổi luôn tất cả các bộ phận trong công ty, thậm trí còn đổi tên công ty thành công ty công nghệ. Đó là ví dụ của công ty NetFlix chuyển đổi từ dịch vụ cho thuê đĩa DVD sau 10 năm kinh doanh sang thuê bao xem Video online.
- Các hãng taxi chuyển đổi số thành công sẽ nhận 100% các chuyến xe từ hệ thống app tự động thay vì từ tổng đài điện thoại, việc điều xe qua máy vô tuyến cũng xóa bỏ hoàn toàn tiết kiệm chi phí vận hành và tình trạng đua xe dành khách. Khách hàng có trải nghiệm tốt với thông tin chuyến đi rõ ràng, chi phí thời gian và tài xế được thể hiện đầy đủ. Theo khảo sát của chúng tôi, hiện 100% các hãng Taxi ở Việt Nam đã dùng app nhưng trong vận hành vẫn theo kiểu cũ dẫn đến việc dùng app không đem lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. Tài xế hủy chuyến, chạy đến nơi đón người khác là việc thường xuyên xảy ra.
| Số hóa | Ứng dụng công nghệ số | Chuyển đổi số |
| Ứng dụng phần mềm rời rạc giữa các bộ phận | Một hệ thống phần mềm xuyên suốt | Thay đổi cách thức bán hàng và sản suất |
| Bán hàng tại cửa hàng/Đại lý/ Web bán hàng không có thông tin tồn kho | Bán hàng tại cửa hàng/Đại lý/ Web bán hàng có cập nhật tồn kho thời gian thực. | Chỉ bán hàng trên web site. Nhận đơn hàng tự động. |
| Nhận đơn hàng với số lượng, chủng loại xác định. Quản lý bằng phần mềm bán hàng. | Quản lý đơn hàng qua phân hệ bán hàng. Chuyển đơn hàng xuống kho. | Nhận đơn hàng với các lựa chọn màu sắc, thiết kế, hoa văn, chất liệu vải, thiết kế riêng |
| Kiểm tra sản phẩm tại kho trên phần mềm kho. | Kiểm tra sản phẩm tại kho trên phân hệ kho hàng, xác nhận hàng. | Chuyền đơn hàng xuống nhà máy. Có một số công đoạn chuyền thẳng tới máy cắt, máy in. |
| Sản xuất hàng loạt theo lô theo phần mềm quản lý sản xuất | Sản xuất hàng loạt theo lô theo phân hệ quản lý sản xuất, dữ liệu được dự báo dựa trên số liệu của các phân hệ khác. | Nhà máy sản xuất dựa theo thông tin đơn hàng chuyển tới. Có những công đoạn tạo sản phầm được thực hiện hoàn toàn tự động. |
| Giao hàng quản lý trên excel | Phân hệ quản lý giao nhận, quản lý đối tác giao hàng. | Giao hàng ngay sau khi sản xuất xong. Tự động gởi yêu cầu chuyển hàng cho đối tác vận chuyển |
| Thu tiền COD/Online, quản lý trên phần mềm kế toán. | Thu tiền COD/Online, quản lý thu chi qua phân hệ bán hàng và kế toán | Thu tiền online/ check thu tự động. Tự động gởi hóa đơn. |
| Cập nhật tồn kho phần mềm quản lý kho. | Cập nhật tồn kho qua phân hệ kho. | Không có tồn kho. |
| Báo cáo tổng hợp được thực hiện trong 1-2 ngày | Báo cáo tổng hợp được thực hiện bằng 1 cái nhấp chuột. | Báo cáo tổng hợp được thực hiện bằng 1 cái nhấp chuột. |
| Các dự báo có nhiều yếu tố chủ quan do người có kinh nghiệm thực hiện | Các dự báo có số liệu cụ thể được trích xuất từ hệ thống. | Các dự báo có số liệu củ thể được trích xuất từ hệ thống. |
| Quy trình sản suất – tồn kho – bán hàng – thu tiền | Quy trình sản suất – tồn kho – bán hàng – thu tiền | Quy trình thay đổi hoàn toàn bán hàng – thu tiền – sản suất. |
| Chiến lược số lượng nhiều giá rẻ, độ phủ lớn | Chiến lược số lượng nhiều giá rẻ, độ phủ lớn, tăng doanh số bán hàng online. | Chiến lược giá cao lợi nhuận cao, mẫu mã duy nhất đặc thù, giao hàng nhanh. |
Áp dụng chuyển đối số thế nào cho doanh nghiệp
Tham khảo bài Các hướng tiếp cận chuyển đổi số
Doanh nghiệp khi nào cần chuyển đổi số
Bạn chỉ nên nghĩ tới chuyển đổi số khi công ty của bạn có hàm lượng công nghệ cao, có ý tưởng đột phá chuyển đổi toàn độ hoạt động của doanh nghiệp của bạn dựa trên công nghệ và công nghệ số.
Bạn không cần chuyển đôi số khi doanh nghiệp của bạn kinh doanh dựa trên nhân lực nhiều với hàm lượng công nghệ thấp, ví dụ xây dựng, cầu đường, nuôi trồng, đánh bắt hải sản, may mặc. Bạn chỉ cần dừng ở bước 2 là đủ. Trừ khi bạn có đủ tiền, nguồn lực và dũng cảm đột phá mới trong chiến lược kinh doanh.
Ví dụ về đột phá chuyển đối số cho các linh vực hàm lượng công nghệ thấp:
Ví dụ công ty may mặc chuyển đổi số bằng cách cho khách hàng chọn mẫu quần áo online, may cắt tự động từ nhũng thông số khách hàng cung cấp. Khi đó công ty có sự chuyển đổi từ doanh nghiệp may truyền thống qua doanh nghiệp may mặc đặc thù cho phép khách hàng thay đổi lựa chọn mẫu quần áo của mình, tự thiết kế đảm bảo tính duy nhất của sản phẩm.
Ví dụ công ty nông nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ trồng rau từ xa, cho phép người thuê vườn rau điều khiển robot tưới cây, bắt sâu.
Ví dụ bạn là công ty xây dựng, bạn muốn mở rộng 100 chi nhánh frenchi. Lúc đó bạn chuyển công ty xây dựng của bạn thành công ty friendchile. Nghiệp vụ chính là quản lý quy trình cung cấp dịch vụ quản lý công trường, dịch vụ thiết kế, dịch vụ giám sát, dịch vụ quảng bá, thu hút khách hàng điều hướng khách hàng cho các công ty con. Việc xây dựng giờ đây bạn gần như không còn là nghiệp vụ chính của bạn nữa.
Khó khăn
Chi phí chuyển đổi số thường rất tốn kém. Đó là rào cản lớn cho doanh nghiệp quyết định có chuyển đổi số hay không. Chưa kể tỉ lệ chuyển đổi số thành công không cao khiến cho việc chuyển đổi số bị chậm so với nhưng lợi ích to lớn mà theo lý thuyết nó sẽ mang lại.
Việc chuyển đổi số ban đầu tốn kém, công việc nhiều, nhân viên thực thi không muốn thay đổi công việc đang làm, không muốn bị phần mềm kiểm soát,
Lãnh đạo không đi sâu sát với đội ngũ triển khai, không quyết tâm dẫn tới việc hệ thống không được sử dụng thành thói quen, không có dữ liệu , không thưởng phạt phân minh và cuối cùng toàn bộ dự án xếp xó.
Chi phí
Rất khó xác định chi phí, nhưng thường là khá tốn kém, sẽ tùy công ty tùy lĩnh vực. Để rõ hơn chi phí vui lòng liên hệ maytech
Tuy nhiên nếu hướng tiếp cận chuyển đổi số để tiết kiệm tiền là hướng tiếp cận chưa đúng, chuyển đổi số là thêm vũ khí mới để phòng thủ và tấn công trong thương trường.
Vui lòng tham khảo bài Chuyển đổi số không phải để tiết kiệm tiền
