Hệ thống quản lý tài liệu - Document managment system

Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System) là một giải pháp phần mềm được sử dụng để tổ chức, bảo mật, lưu trữ, nắm bắt, số hóa và gắn thẻ các tệp doanh nghiệp. Nó giúp quản lý vòng đời của các tài liệu trong doanh nghiệp, từ việc nhập liệu đến việc lưu trữ và chia sẻ.

I. Các chức năng chính của hệ thống quản lý tài liệu bao gồm:

Thu thập tài liệu: Hệ thống quản lý tài liệu thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm quét, chụp và số hóa từ tệp giấy, email và tệp đính kèm, cũng như nội dung do người dùng tạo.
Lưu trữ và phân loại: DMS lưu trữ tài liệu và tệp trong một kho lưu trữ trung tâm, thường với siêu dữ liệu (metadata) để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Phân phối tài liệu: Hệ thống quản lý tài liệu phân phối tài liệu đến người dùng theo quy trình công việc và quyền truy cập
Tìm kiếm và truy cập nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm và truy cập nhanh chóng đến tài liệu cần thiết.
Quản lý phiên bản tài liệu: cho phép người dùng quản lý phiên bản tài liệu và đảm bảo rằng chỉ phiên bản mới nhất được sử dụng.
Kiểm soát quyền truy cập: cho phép người quản trị kiểm soát quyền truy cập của từng người dùng đến từng tài liệu.
Theo dõi tài liệu: cho phép người dùng theo dõi lịch sử sửa đổi tài liệu và xem ai đã truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu.

II. Một số hệ thống quản lý tài liệu (DMS) phổ biến trên thế giới:

1. Microsoft SharePoint

Là một trong những phần mềm quản lý tài liệu (DMS) của Microsoft .

2. Google Drive

Là một phần mềm DMS được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.

3. Dropbox

Cung cấp khả năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng .

4. OneDrive

Dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, cung cấp tính năng quản lý tài liệu tích hợp tốt với các ứng dụng Office.

III. Một số hệ thống quản lý tài liệu tại Việt Nam

1. Hệ thống quản lý tài liệu 1Office

Là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp được xây dựng dựa trên mô hình quản lý đám mây. Bên cạnh đó, với việc xây dựng trên 4 phân hệ chính: Workplace, CRM, HRM, Advance giúp tăng khả năng lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp hơn bao giờ hết.

Trong từng phân hệ, việc lưu trữ dữ liệu cũng sẽ được chia thành nhiều mảng, chia thành từng phòng ban trong tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sử dụng các văn bản, tài liệu hơn. Bên cạnh đó, việc phân chia một cách cụ thể như vậy còn giúp nhà quản trị kiểm soát nguồn tài liệu có trong doanh nghiệp.

Workplace: Lưu trữ tài liệu tham khảo, Tài liệu đào tạo, các tài liệu chung cho cả doanh nghiệp,…
CRM: Lưu trữ dữ liệu về khách hàng, tự động ghi âm cuộc gọi giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng;
Lưu trữ tài liệu về các dự án Marketing, Hóa đơn bán hàng, phiếu thu chi của các phòng ban,…
HRM: Lưu trữ thông tin của người lao động, hợp đồng làm việc của nhân sự, mọi vấn đề xung quanh HCNS như: Bảng lương, chấm công, tuyển dụng,…
Xử lý đơn từ, giấy tờ trực tuyến trên phần mềm 24/7
Phân quyền truy cập tài liệu tới từng cấp nhân viên, lãnh đạo
Lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình thu chi, báo cáo hàng tồn kho,…

2. Hệ thống quản lý tài liệu ISO Vtranet

Phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ trích xuất nội dung từ tài liệu bằng công nghệ OCR.

Chức năng của phần mềm

Thêm mới tài liệu và các tài liệu liên quan.
Phân loại tài liệu theo nhóm hoặc từ khóa tự định nghĩa.
Phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu.

3. Hệ thống quản lý tài liệu CloudOffice

Là phần mềm quản lý tổng thể công việc đặc biệt là quản lý văn bản của doanh nghiệp. Được xây dựng với mục tiêu: nâng cao công tác hiệu quả hành chính, giấy tờ. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ điều hành công việc mọi lúc mọi nơi.

Một số tính năng chính của phần mềm:

Phân loại các mô hình văn bản, dữ liệu theo các chủ đề khác nhau: Chia văn bản thành 2 mục chính: văn bản tham khảo và văn bản cần phải xử lý.
Trực tiếp đưa ra bình luận về văn bản ngay trên hệ thống
Tiến hành phê duyệt xử lý văn bản ngay trên phần mềm.
Hỗ trợ thống kê, báo cáo dữ liệu

4. DocEye

Hỗ trợ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ quản lý tài liệu số tập trung, tiện quản lý và sử dụng mọi lúc mọi nơi, đồng thời số hóa quy trình thủ tục và thực hiện đồng bộ mọi quy trình trên nền tảng số

Chức năng:

Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn
Thống kê chi tiết và trực quan

6. Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document

Là một phần mềm giúp tổ chức và quản lý nhiều loại hồ sơ, tài liệu, file, folder, và thư mục theo nhu cầu công việc. CoDX Document cung cấp tính năng tìm kiếm, chia sẻ, và tự động hóa quy trình duyệt tài liệu

Chức năng: