Phần mềm quản lý sự kiện

Tháng 1 16, 2025
Phần mềm quản lý sự kiện

Trong bối cảnh các sự kiện ngày càng chuyên nghiệp và quy mô lớn (hội thảo, triển lãm, lễ ra mắt sản phẩm, workshop, sự kiện nội bộ doanh nghiệp…), phần mềm quản lý sự kiện đóng vai trò trung tâm giúp ban tổ chức tối ưu vận hành, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm người tham dự. Dưới đây là tổng quan các chức năng cốt lõi của một phần mềm quản lý sự kiện hiện đại.

1. Chức năng QR Check-in

Hệ thống QR Check-in giúp tự động hóa hoàn toàn khâu đón tiếp khách mời, thay thế danh sách giấy và thao tác thủ công.

Các chức năng chính:

  • Tạo mã QR riêng cho từng khách mời/vé tham dự.
  • Check-in bằng camera điện thoại, máy quét QR hoặc tablet.
  • Check-in theo thời gian thực, hạn chế trùng lặp hoặc gian lận vé.
  • Hiển thị trạng thái: đã check-in / chưa check-in / check-in nhiều lần.
  • Phân luồng check-in theo khu vực, hạng vé (VIP, thường, diễn giả…).
  • Thống kê nhanh số lượng khách đã tham dự tại từng thời điểm.

Lợi ích:

  • Giảm ùn tắc tại cổng vào.
  • Nâng cao tính chuyên nghiệp.
  • Dữ liệu chính xác để phân tích sau sự kiện.

Để được tư vấn chi tiết về Hệ thống QR Check-in, khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Maytech:

2. Chức năng quay số trúng thưởng

Phần mềm tích hợp quay số trúng thưởng (Lucky Draw) giúp tăng tương tác và tạo không khí sôi động trong sự kiện.

Các chức năng chính:

  • Quay số ngẫu nhiên dựa trên danh sách khách đã check-in.
  • Cài đặt nhiều giải thưởng (giải nhất, nhì, ba, giải phụ…).
  • Tránh trùng người trúng thưởng giữa các vòng quay.
  • Hiển thị kết quả trực tiếp trên màn hình LED/TV.
  • Lưu trữ và quản lý danh sách người trúng giải.
  • Xuất danh sách trúng thưởng để đối soát và trao quà.

Lợi ích:

  • Tăng trải nghiệm và sự hứng thú cho người tham dự.
  • Minh bạch, công bằng trong quay số.
  • Giảm sai sót khi quản lý giải thưởng.

3. Chức năng thu thập thông tin khách hàng & gửi vé mời

Phần mềm cho phép thu thập – quản lý – khai thác dữ liệu khách hàng xuyên suốt vòng đời sự kiện.

Các chức năng chính:

  • Tạo form đăng ký online (website, landing page, QR form).
  • Thu thập thông tin: họ tên, email, SĐT, công ty, chức vụ, nhu cầu…
  • Phân nhóm khách hàng: khách mời, khách mua vé, đối tác, diễn giả.
  • Tự động gửi vé mời điện tử (E-ticket) kèm mã QR qua email/Zalo.
  • Gửi email/SMS nhắc lịch trước sự kiện.
  • Đồng bộ dữ liệu với CRM hoặc hệ thống marketing.

Lợi ích:

  • Xây dựng data khách hàng chất lượng.
  • Tiết kiệm thời gian gửi thư mời thủ công.
  • Hỗ trợ chăm sóc và remarketing sau sự kiện.

4. Chức năng quảng bá & bán vé

Phần mềm tích hợp website/landing page sự kiện giúp quảng bá và bán vé trực tuyến hiệu quả.

Các chức năng chính:

  • Website giới thiệu sự kiện: thông tin, agenda, diễn giả, đối tác.
  • Hiển thị sơ đồ vé, các loại vé (Early Bird, Standard, VIP…).
  • Đặt vé và thanh toán online (chuyển khoản, ví điện tử, cổng thanh toán).
  • Quản lý mã giảm giá, vé khuyến mãi.
  • Theo dõi số lượng vé đã bán theo thời gian thực.
  • Tối ưu SEO, chia sẻ mạng xã hội (Facebook, Zalo, LinkedIn…).

Lợi ích:

  • Mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng.
  • Tăng doanh thu bán vé.
  • Tự động hóa quy trình bán và xuất vé.

5. Chức năng quản lý tài chính sự kiện

Phần mềm giúp ban tổ chức theo dõi toàn bộ dòng tiền của sự kiện một cách minh bạch và chính xác.

Các chức năng chính:

  • Quản lý doanh thu: bán vé, tài trợ, gian hàng, quảng cáo.
  • Quản lý chi phí: địa điểm, nhân sự, marketing, quà tặng, thiết bị.
  • Quản lý chi phí diễn giả: thù lao, đi lại, lưu trú.
  • Báo cáo lãi/lỗ theo từng hạng mục.
  • Xuất báo cáo tài chính chi tiết (Excel/PDF).
  • So sánh ngân sách dự kiến và chi phí thực tế.

Lợi ích:

  • Kiểm soát ngân sách chặt chẽ.
  • Hạn chế thất thoát chi phí.
  • Đánh giá hiệu quả tài chính của sự kiện.

6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện là gì?

Phần mềm quản lý sự kiện là giải pháp giúp doanh nghiệp và đơn vị tổ chức quản lý toàn bộ quy trình sự kiện trên một hệ thống duy nhất, từ đăng ký tham dự, bán vé, QR check-in, quay số trúng thưởng đến báo cáo tài chính sau sự kiện.

Phần mềm quản lý sự kiện có phù hợp cho sự kiện vừa và nhỏ không?

Có. Phần mềm phù hợp cho cả sự kiện nhỏ (workshop, hội thảo nội bộ) lẫn sự kiện lớn (triển lãm, hội nghị hàng nghìn người), nhờ khả năng mở rộng linh hoạt và chi phí tối ưu so với quản lý thủ công.

QR Check-in sự kiện hoạt động như thế nào?

Hệ thống sẽ tạo mã QR riêng cho từng khách tham dự. Khi đến sự kiện, khách chỉ cần quét QR bằng điện thoại hoặc máy quét để check-in, giúp giảm ùn tắc, tránh gian lận và thống kê số lượng tham dự theo thời gian thực.

Phần mềm có hỗ trợ bán vé online không?

Có. Phần mềm tích hợp website bán vé sự kiện, cho phép tạo nhiều loại vé, áp dụng mã giảm giá và thanh toán online. Sau khi mua vé, khách sẽ nhận vé điện tử kèm mã QR qua email hoặc Zalo.

Chức năng quay số trúng thưởng có minh bạch không?

Chức năng quay số trúng thưởng được thực hiện ngẫu nhiên từ danh sách khách đã check-in, đảm bảo công bằng và minh bạch. Hệ thống tự động lưu danh sách người trúng giải để đối soát và trao thưởng.

Phần mềm quản lý sự kiện có giúp quản lý tài chính không?

Có. Phần mềm cho phép theo dõi doanh thu bán vé, tài trợ, chi phí tổ chức, chi phí diễn giả và xuất báo cáo lãi/lỗ chi tiết, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm quản lý sự kiện cho nhiều sự kiện không?

Hoàn toàn có thể. Một tài khoản có thể quản lý nhiều sự kiện khác nhau, phân quyền cho từng nhân sự và lưu trữ dữ liệu để phân tích, tái sử dụng cho các sự kiện trong tương lai.

7. Kết luận: Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình tổ chức, nâng cao trải nghiệm người tham dự, tối ưu doanh thu và kiểm soát chi phí hiệu quả. Đây là giải pháp không thể thiếu cho các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong kỷ nguyên số.

Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ xây dựng phần mềm,website, app Mobile quý khách vui lòng liên hệ Công ty Maytech: