Không chỉ lớn mạnh về thị trường bán lẻ mặt hàng điện tử tiêu dùng, các thiết bị kỹ thuật số với hơn 200 cửa hàng siêu thị rải khắp toàn quốc, Thế Giới Di Động (TGDĐ) còn được giới công nghệ đánh giá cao bởi hệ thống quản lý nguồn lực ERP (Enterprise Resource Planning) đang vận hành mà đội ngũ nhân lực IT của chính công ty xây dựng. Giải pháp cho phép quản lý chặt chẽ hầu hết các nghiệp vụ từ những điều nhỏ nhặt nhất đến việc giám sát hàng chục triệu sản phẩm đích danh (theo số imei), hàng chục ngàn nhân viên một cách dễ dàng. Điều đáng nói là giải pháp này được xây dựng không dựa trên bất cứ nền tảng có sẵn nào. Tin học & Đời sống đã có cuộc trò chuyện với anh Phạm Văn Trọng, Trưởng phòng IT, kiến trúc sư trưởng của giải pháp này.

Giải pháp đặc thù

Thưa anh, có mặt từ những ngày đầu khi TGDĐ thành lập, lại là người phụ trách bộ phận IT của công ty từ đó đến nay, anh có thể cho biết quá trình hình thành của hệ thống quản lý nguồn lực ERP tại TGDĐ hiện nay? 

Ban đầu ngay sau khi thành lập công ty vào năm 2004, TGDĐ đặt mục tiêu làm một phần mềm đơn giản để quản lý website – trang tin tức về công nghệ, giới thiệu các sản phẩm một cách tốt nhất đến cho khách hàng. Lúc đó vì chỉ có một cửa hàng nên việc kiểm soát các khâu kế toán, kinh doanh, hàng hóa khá dễ. Nhưng sau khi mở thêm một cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý đã khác đi, nhu cầu luân chuyển hàng hóa trở thành bài toán khó. Trước khó khăn đó, anh Nguyễn  Đức Tài (ông chủ TGDĐ) yêu cầu viết một phần mềm để chuyển các imei từ kho này đến kho kia, vì quản lý sản phẩm điện thoại là quản lý đích danh nên phải dựa trên imei của từng điện thoại. Lúc đó tôi thấy viết như vậy chỉ giải quyết được một phần nhỏ của công việc, không mang lại nhiều thuận lợi về sau nên tôi đề nghị mọi người nghĩ đến một phần mềm quản lý tổng thể từ kế toán đến hàng hóa. Ý tưởng của tôi được Ban giám đốc đồng ý.

Liền sau đó tôi đi tìm hiểu thị trường phần mềm trong nước, tiếc rằng hầu hết các phần mềm lúc đó không có tính năng quản lý đích danh phù hợp đặc thù của TGDĐ. Cuối cùng tôi đã mạnh dạn đề nghị – “thôi thì để bộ phận IT tập trung xây dựng phần mềm này”. Chúng tôi ngồi lại hoạch định các phân hệ, đến cuối 2004 phần mềm được xây dựng xong và vận hành luôn từ đầu 2005. Thật ra phần mềm này ban đầu cũng chỉ có chức năng quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công ty, chúng tôi bổ sung, phát triển thêm nhiều phân hệ khác.

Tính đến thời điểm này, giải pháp đã được cấu thành gồm bao nhiêu phân hệ? 

Cũng như các giải pháp ERP khác, giải pháp của chúng tôi cũng gồm các chức năng quản lý bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành…  Hiện nay chúng tôi đang bổ sung thêm phân hệ logistics – nhằm quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa, tối ưu việc đi giao hàng đúng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ đang tập trung đẩy mạnh. Dự kiến đến tháng 6/2012 chúng tôi sẽ hoàn thành phân hệ này. Ngoài ra đến quý 2 năm nay bộ phận IT cũng sẽ bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển và đa chiều hơn trong phân tích, để Ban Giám đốc nhận những báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày qua email và SMS.

Vậy với giải pháp tự viết này đã giúp giải quyết được những vấn đề đặc thù của TGDĐ như thế nào?

Vì giải pháp được xây dựng dựa trên nhu cầu nên nhìn chung chúng giải quyết được nhiều yêu cầu đặc thù theo mô hình kinh doanh của TGDĐ. Chẳng hạn, giải pháp quản lý theo imei tạo cơ chế luân chuyển hàng hóa tại các siêu thị hay kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn. Từ hệ thống, chúng tôi có thể lấy ra những imei nào đã tồn kho quá lâu, hoặc nhân viên từ siêu thị này có thể biết được siêu thị cận kề nào đang có sản phẩm mà khách muốn mua… Điều quan trọng hơn mà giải pháp mang lại là tạo ra môi trường online đa tương tác khi cho phép toàn bộ nhân viên của TGDĐ dùng phần mềm này để phối hợp làm việc cùng nhau.

Hay như trong phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem được báo cáo ngay lập tức, biết siêu thị nào đang bán được bao nhiêu, đang tồn bao nhiêu, và tối ưu hóa thông tin về sản phẩm. Tại các siêu thị TGDĐ, nếu để ý bạn sẽ thấy trên các kệ trưng bày chúng tôi có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin về tên, giá cả sản phẩm. Những thông tin hiển thị này đều do hệ thống từ văn phòng chính tự động sắp xếp sau đó chuyển đến các siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm một sản phẩm cho khách hàng. Nhân viên ở các siêu thị căn cứ theo thông tin hiển thị trên đèn LED để sắp xếp sản phẩm tương ứng.

Hay trong phân hệ nhân sự tiền lương, với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết chính xác ngày nào họ đi làm, vào lúc mấy giờ, bị trừ bao nhiêu tiền. Cuối tháng người quản lý tiền lương chỉ cần click chuột là hệ thống sẽ tự động tính lương và gửi bảng lương chi tiết đến từng người mà không hề nhận bất kỳ thắc mắc, khiếu nại nào từ nhân viên. Về tuyển dụng đánh giá thử việc cũng dùng chứng từ điện tử của hệ thống, bộ phận nhân sự dựa theo đó để quyết định ký hợp đồng hay không. Trung bình cứ 100 nhân viên cần 1 nhân sự, riêng tại TGDĐ, vì hệ thống đã làm việc thay người nên với gần 10.000 nhân viên trên cả nước nhưng bộ phận nhân sự chỉ 10 người, và bộ phận tiền lương cũng chỉ có 2 người.

Hạn chế tối đa tiêu cực

Thế còn văn phòng điện tử, anh có thể nói rõ hơn về phân hệ này?
Việc xây dựng phân hệ văn phòng điện tử của chúng tôi nhằm 3 mục đích: xây dựng văn hóa công ty phủ từ nam và bắc; quản lý giao tiếp nội bộ với 10.000 nhân viên hiện nay; tối ưu hóa công việc quản lý trong môi trường di chuyển nhiều. Phân hệ này quản lý đến những việc nhỏ như quản lý phòng họp, biết được phòng họp nào đang trống, phòng họp nào đang sử dụng – đến mấy giờ – với mục đích gì. Quản lý chặt chẽ đến cả văn phòng phẩm tại các siêu thị. Khi Ban lãnh đạo gửi một thông báo nào đó cho toàn bộ 10.000 nhân viên, văn phòng điện tử này có thể thống kê được việc truyền thông nội bộ đang diễn ra thế nào, biết được đích danh ai đã đọc thông báo – đọc khi nào, ai chưa đọc…

Được biết hệ thống còn ngăn chặn được cả những tiêu cực như người quản lý siêu thị tuồn hàng xách tay vào bán để kiếm phần chênh lệch, hay như chuyện hệ thống phát hiện những nhân viên không được phép tham gia chương trình khuyến mãi của TGDĐ mà vẫn tham gia?

Hầu hết nhân viên TGDĐ đều sử dụng phần mềm thông qua hệ thống, nên tất cả các chính sách, giá, chương trình khuyến mãi… đều được hệ thống kiểm soát. TGDĐ kiểm soát giao dịch thông qua hóa đơn, hóa đơn xuất từ hệ thống ra mới được chấp nhận, vì vậy hệ thống hạn chế được tối đa những tiêu cực có thể xảy ra. Với các chương trình khuyến mãi, hệ thống quản lý từ coupon đến mã nhắn tin, mã khuyến mãi, chứng minh nhân dân… nên hệ thống dễ dàng lọc ra được danh sách nhân viên nào cố tình tham gia khuyến mãi. Tóm lại, việc sử dụng mọi hoạt động trên nền tảng công nghệ vừa mang lại hiệu quả công việc, tiết giảm được nhiều chi phí, vừa tạo văn hóa làm việc trong môi trường điện tử, vừa tăng trách nhiệm công việc cao hơn trong từng nhân viên.

Trong thực tế, việc triển khai ERP ở nước ta cũng diễn ra theo hai kịch bản, hoặc là các doanh nghiệp tự xây dựng, hoặc mua giải pháp của nhà cung cấp, và kết quả thì thành công có, mà thất bại cũng không hiếm. Theo anh đâu là cái hay, kinh nghiệm thành công của TGDĐ trong vấn đề này?

Thật ra giải pháp của chúng tôi cũng không hay hơn các giải pháp khác. Có chăng đó là hay hơn ở những quy trình, nghiệp vụ mang tính đặc thù. Mô hình tự viết giúp doanh nghiệp tự do thể hiện ý tưởng, và nếu có một người đầu tàu tốt, một đội ngũ nhân sự IT cứng cáp và kinh nghiệm thì sẽ có giải pháp tốt, tiết kiệm được nhiều chi phí, dễ dàng hơn trong vận hành và mở rộng về sau. Nếu không hội đủ những điều kiện này, theo tôi doanh nghiệp nên mua giải pháp của Oracle, SAP… sau đó điều chỉnh lại sẽ tốt và ổn định hơn.

Bộ phận IT dành cho phát triển ERP của TGDĐ là bao nhiêu người? 
Tính đến thời điểm này bộ phận IT của TGDĐ khoảng 70 người, trong đó 15 người phụ trách phần ERP.

So với những gói giải pháp ERP của các hãng nước ngoài hàng triệu USD, giải pháp ERP của TGDĐ nếu được định giá sẽ là bao nhiêu?

Tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp nhìn nhận vai trò của giải pháp. Bản thân tôi không giám định giá, nhưng nói về chi phí của TGDĐ bỏ ra tôi cho là rẻ hơn rất nhiều so với các giải pháp nước ngoài.

Vậy nếu có đơn vị nào đó muốn mua giải pháp của TGDĐ về triển khai, các anh có sẵn sàng bán?

Thú thật cũng đã có nhiều đơn vị đặt vấn đề và muốn triển khai giải pháp, song BGĐ vẫn chưa có quyết định về việc bán lại giải pháp này.

Xin cảm ơn những chia sẻ quý giá của anh!

(nguồn : tgs.vn)